Pengertian dan ruang lingkup proyek

PERMULAAN PROYEK

Tahap yang pertama suatu siklus hidup proyek adalah tahap permulaan proyek. Suatu kunci sampainya tahap ini adalah suatu piagam proyek yang menguraikan sasaran hasil proyek dan lingkupnya, seperti halnya asumsi dan hasil analisa kelayakan yang menyangkut proyek.

Suatu ruang lingkup proyek melibatkan penentuan batasan-batasan ukuran yang menyangkut proyek dan cakupan fungsi bisnis atau proses yang terlibat.Satu teknik yang biasa digunakan untuk menguraikan gambaran lingkup suatu aplikasi baru adalah suatu diagram konteks. Input dan output yang utama akan teridentifikasi, bersama dengan sumber dan tujuannya. Suatu pernyataan lingkup suatu implementasi paket proyek ERP mungkin meliputi modul paket ERP yang utama yang dibeli (seperti finance/accounting, manajemen) seperti halnya banyaknya divisi dan lokasi geografi di dalam perusahaan di mana paket diharapkan untuk diterapkan.

Suatu program adalah suatu kelompok proyek yang diatur di dalam suatu koordinasi cara untuk memperoleh manfaat yang tidak terdapat jika mengaturnya secara individu ( PMI, 1996).

Penyelidikan kelayakan ekonomi pada umumnya melibatkan suatu cost-benefit analisa formal berdasar pada keseluruhan sasaran hasil dan lingkup proyek. Beberapa perangkap yang umum di sini meliputi suatu penyimpangan ke arah apa yang mudah terukur dan berbagai kesulitan dalam penjumlahan manfaat yang diakibatkan oleh suatu inovasi seperti membangun sebuah kemampuan organisasional yang baru. Untuk mengevaluasi strategi aplikasi proyek, teknik alternatif seperti rank-ordering dapat digunakan untuk menghindari kepercayaan atau susahnya menghitung ukuran rasio laba modal (ROI).

Lingkup proyek, sasaran, asumsi, manfaat potensial, dan hasil analisa kelayakan khususnya didokumentasikan di dalam suatu piagam proyek pendek yang tertulis untuk para audience manajemen bisnis. Dokumen ini kemudian digunakan untuk memastikan proyek oleh pemilik saham internal kunci. Juga bertindak sebagai suatu alat untuk kedua-duanya adalah sistem informasi dan manajer bisnis untuk mengawasi kesetiaan kepada lingkup proyek yang disetujui pada siklus hidup proyek.

Karakteristik Manager Proyek

Tahap permulaan proyek juga meliputi identifikasi seorang pemimpin proyek yang bertanggung jawab dalam mengatur proyek itu. Seperti dibahas di dalam Bab 9, suatu proyek sistem mungkin dipimpin oleh seorang manajer sistem informasi, seorang manajer bisnis, atau oleh dua manager proyek:

1) seorang manajer bisnis yang bertanggung jawab untuk mengatur semua pemakai aktivitas dan mengatur perubahan bisnis yang berhubungan dengan proyek dan

2) seorang manajer sistem informasi yang merupakan direktur teknis dari proyek dan seseorang yang bertanggung jawab terhadap semua aktivitas spesialis sistem informasi dan penjual teknologi informasi yang berhubungan dengan proyek itu.

Pilihan kepemimpinan penting ini tergantung tidak hanya pada derajat tingkat yang mana aplikasi proyek bisa berdampak pada suatu divisi atau unit bisnis tetapi juga pada derajat tingkat kredibilitas dan pengetahuan teknis yang mana diperlukan untuk manajemen yang efektif spesialis sistem internal dan atau penjual eksternal.

Lima kategori ketrampilan, yang meliputi perilaku dan ciri pribadi seperti pengenalan jiwa orang lain, energi, kreativitas, dan ketekunan, yang telah ditemukan untuk membedakan antara rata-rata dan kinerja superior untuk proyek secara umum.

Menurut Highsmith (2000), proyek sistem merancang untuk lingkungan yang ditandai oleh kecepatan yang tinggi, perubahan yang tinggi, dan tingginya ketidakpastian mungkin memerlukan “penentuan yang berbeda” bagi manager proyek dibanding cara tradisional yang berhasil dengan lebih sedikit sistem dinamis lingkungan proyeknya.

Proyek Sponsor dan Champion Role

Dua kunci peran manajer bisnis berhubungan dengan kesuksesan yang diatur proyek sistem yaitu: sponsor dan juara proyek.

Banyak organisasi menghendaki bahwa masing-masing proyek sistem dibentuk sebuah sponsor eksekutif. Sponsor berperan dalam pengembangan proposal permulaan proyek dan studi kelayakan dan secara pribadi membantah persetujuan menyangkut proyek sistem sebelum seorang panitia.

Sponsor atau sebuah pendesain, juga secara khusus bertanggung jawab memastikan bahwa para manajer atau pemakai akhir sistem ditempatkan dalam team proyek dan bisnis tersebut mewakili terhadap team proyek apakah dikuasakan untuk membuat keputusan tanpa keharusan untuk “meminta ijin.” Sponsor juga dipercayakan atas penyediaan personil bisnis yang bukanlah anggota team formal tetapi diperlukan untuk ambil bagian dalam langkah-langkah siklus hidup tertentu proyek dengan menyediakan informasi tentang proses pekerjaan sekarang atau prosedur, mengevaluasi layar perancangan suatu sistem prototipe dari cara pandang suatu pemakai akhir, atau pengujian kinerja sistem.

Peran kepemimpinan yang kedua biasanya dimainkan oleh seorang manajer bisnis adalah peran oleh seorang user champion. Dalam beberapa situasi, sponsor eksekutip dan juara proyek adalah sama orang. Keutamaan semua kasus, peran juara perlu untuk dimainkan oleh seorang manajer bisnis dimana 1). Mempunyai kredibilitas tinggi sebagai seseorang pembicara organisasi di antara komunitas pemakai yang terpengaruh oleh solusi sistem yang baru dan 2) sukses terus menerus berkomunikasi visi bisnis dan manfaat yang berhubungan dengan proyek tersebut.

PERENCANAAN PROYEK

Tiga komponen perencanaan proyek utama adalah jadwal proyek, anggaran, dan staff (team proyek). Komponen ini benar-benar saling berhubungan, dan perencanaan yang lemah pada salah satu komponen dapat berdampak pada yang lain. Teknik estimasi yang baik biasanya penting untuk proyek sistem yang melibatkan teknologi yang belum dewasa atau teknologi darurat. Secara umum, estimasi konservatif (dibanding optimis) lebih direkomendasikan, seperti halnya mekanisme pengendalian yang memusatkan pada daerah terbesar dari ketidakpastian proyek dan mudah terserangnya organisasi.

Penjadwalan

Mengembangkan suatu jadwal proyek biasanya melibatkan suatu analisa kerja yang terurai: mengidentifikasi urutan dan tahap tugas yang harus diselesaikan agar sampai pada tujuan proyek, seperti halnya tujuan organisasional yang lain dan obligasi eksternal lainnya dan kemudian menaksir waktu penyelesaian untuk masing-masing tugas. Untuk proyek sistem, tahapan proyek seperti halnya aktivitas yang terperinci untuk masing-masing langkah dan urutan nya biasanya merupakan turunan dari metodologi sistem yang sedang digunakan pada proyek.

Daftar aktivitas pekerjaan yang terperinci, saling ketergantungan tugas, dan waktu taksiran untuk tugas masing-masing kemudian adalah yang digunakan untuk mengembangkan suatu master schedule untuk proyek yang mengidentifikasi tanggal milstone project dan deliverables. Tingkatan detail menyiapkan bentuk suatu master schedule tergantung pada karakteristik proyek seperti ukuran, kompleksitas fungsional, dan ketergantungan tugas, seperti halnya praktek organisasional.

Penganggaran

Dokumen anggaran proyek adalah biaya-biaya yang diantisipasi untuk total proyek. Biaya-biaya ini secara khas dikumpulkan ke dalam kategori yang berarti di tingkatan di mana biaya-biaya proyek akan dikendalikan.

Ada dua pendekatan tradisional untuk menaksir biaya-biaya proyek: Bottom-up dan Top-down. Perencanaan kerja proyek dari proses penjadwalan biasanya digunakan untuk proses Bottom-up: elemen harga diperkirakan untuk tingkat terendah dari tugas rencana kerja kemudian kesemuanya menyediakan suatu total biaya perkiraan untuk proyektersebut. Menurut Frame (1994) suatu pendekatan top-down “menjauhkan diri” dari detail biaya dan menyediakan sebagai taksiran lain untuk kategori anggaran utama berdasar pada pengalaman sejarah. Suatu pendekatan top-down (juga disebut perkiraan biaya parametric) mungkin digunakan di dalam langkah permulaan proyek sebab tidak cukup diketahui mengenai proyek yang harus dikerjakan dalam sebuah analisa kerja breakdown.

Menurut Frame (1994), kekurang pengalaman penaksiran biasanya masuk pada tiga perangkap penilaian: 1) terlalu optimis mengenai apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, 2) cenderung untuk meninggalkan komponen ke luar, dan 3) tidak menggunakan suatu metodologi yang konsisten, sehingga mereka mempunyai kesulitan yang dalam berpikir rasional.

Staffing

Proyek staffing melibatkan identifikasi bauran ketrampilan spesialis IT yang diperlukan proyek, memilih personil yang secara bersama mempunyai ketrampilan yang diperlukan dan menugaskan mereka pada proyek, menyiapkan mereka untuk proyek kerja yang spesifik sebagai suatu anggota team, dan menyediakan insentif untuk mencapai sasaran proyek.

Di dalam kerja proyek, sumber daya manusia adalah suatu faktor produksi penting. Sebagai bagian dari perencanaan proyek, manager proyek harus bisa menaksir jenis ketrampilan, tingkatan kecakapan, kwantitas, dan batasan waktu untuk sumber daya manusia dalam melaksanakan masing-masing, merancang tahap dan tugas penting.

Beberapa organisasi sistem informasi menggunakan suatu pendekatan pusat ketrampilan di mana spesialis sistem informasi sebelum ke suatu pusat ketrampilan diatur oleh suatu pelatih yang bertanggung jawab untuk mengembangkan bakat dan pemilihan personil untuk tugas proyek yang tidak hanya mendasarkan pada proyek yang diperlukan tetapi juga pada kebutuhan pengembangan individu.

Dokumen Perencanaan

Dua dokumen bisa dihasilkan pada tahap perencanaan proyek: suatu statemen kerja (SOW) untuk pelanggan dan suatu perencanan proyek digunakan oleh manager proyek untuk memandu, memonitor, dan mengendalikan pelaksanaan menyangkut perencanaan proyek.

DokumenSOW adalah suatu dokumen yang menguraikan mengenai apa yang akan dikirim dan kapan. Pada hakekatnya suatu kontrak antara manager proyek dan sponsor eksekutip.

Perencanaan proyek biasanya ditinjau oleh semua para manajer atau panitia program yang mengatur proyek itu. Dua jenis diagram manajemen proyek biasanya dikembangkan sepanjang tahap perencanaan dan yang digunakan selama pelaksanaan proyek: 1) Diagram PERT atau CPM dan 2) Diagram Gantt. Seperti diketahui sebelumnya, ini adalah dua teknik komplementer untuk penjadwalan proyek dan perencanaan sumber daya.

Suatu Diagram PERT (suatu Program Evaluasi dan teknik tinjauan ulang yang dikembangkan untuk suatu missile/submarine di tahun 1958) model yang menggambarkan urutan tugas proyek dan hubungan timbal balik menggunakan suatu diagram flowchart. Suatu tabel PERT melukiskan apa dikenal sebagai suatu urutan aktivitas kritis yang mengambil yang terpanjang untuk dilengkapi. Suatu tabel PERT oleh karena itu membantu para manajer menaksir dampak kelicinan tugas dan tidak menunjukkan tugas pada jalur kritis di mana akan ada beberapa slack sumber daya.

Suatu diagram Gannt melukiskan perkiraan waktu (dan kemudian, yang waktu yang sesungguhnya) untuk masing-masing tugas melawan suatu skala waktu horisontal. Tugas yang digambarkan di dalam suatu order/ pesanan bersama dengan suatu grafik bar, melukiskan jangka waktu waktu yang diperkirakan untuk tugas masing-masing pada suatu penanggalan linier (berapa menit, jam, hari, atau minggu) untuk banyaknya tahun dan bulan perencanaan siklus hidup menyangkut proyek. Hubungan di dalam PERT/CPM tabel dicerminkan di dalam permulaan dan tanggal berakhirnya aktivitas, dan tugas yang overlapping dapat dengan mudah dilihat.

Walaupun periode waktu untuk tugas dapat juga ditunjukkan pada PERT atau CPM tabel, tabel Gannt sebenarnya bermanfaat untuk menampilkan suatu penjadwalan proyek dan untuk mengikuti sebuah progress yang diatur dalam melawan perencanaan proyek.

PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK

Dokumen Perencanaan proyek diuraikan di dalam bagian yang terdahulu adalah yang terbaik dikenal sepertidokumen yang perlu untuk diperbaiki dan ditaksir kembali sepanjang jalan proyek tersebut. Di dalam proyek besar, yang kompleks, aktivitas perencanaan masih berlanjut setelah suatu team proyek terpilih dan beberapa tugas awal telah dikerjakan, dan suatu rencana permulaan dilewati, dan sebuah revisi perencanaan mungkin berlanjut ke dalam prosedur pengesahan yang sama diuraikan pada beberapa bulan suatu proyek.

Perangkat lunak manajemen proyek seperti Microsoft Proyek biasanya digunakan untuk membantu manager proyek dan para pemimpin regu lain memulai dan memonitor tugas proyek.

Komunikasi tentang semua proyek yang dipengaruhi stakeholders dengan para pengguna potensial adalah kunci sukses implementasi proyek sistem khususnya. Karena proyek yang besar dengan dampak bisnis utama, peristiwa suatu “permulaan” proyek sering dijadwalkan di mana juara atau sponsor proyek dengan tegas mengkomunikasikan hasil proyek dan barangkali juga mempresentasikan beberapa peraturan umum untuk anggota team proyek untuk membuat keputusan atas nama konstituen mereka.

Beberapa organisasi juga telah mengadopsi suatu pendekatan red-yellow-green lights untuk menandai apa yang “on track“, lingkup masalah potensial, dan permasalahan proyek. Hal ini membantu para top manajer memusatkan pada atas tindakan korektif untuk keadaan pengecualian, seperti perubahan di dalam pelaksanaan untuk menghindari suatu kemacetan atau revisi utama kepada resiko perencanaan proyek yang terbaik.